定例ミーティングのフォーマット

最終的にプロジェクトをやるうえではプロジェクトの定例とPDCAを回すことが大切。 特にPDCAの項目についてNotion.soで議事録として文字にして、定例でチェックして改善することが大切。 次にフォーマットとその意味をまとめる。

ロングバージョン

  • Agenda (議題):
    • 予め話したいことをまとめる
    • トピックの一覧を出す
    • 議論したい事もOK
    • 前回の振り返りも入れても良い
    • Project毎にPDCAの項目で定義する
  • Background (背景)
    • 何故このプロジェクトが重要なのかを定義する
    • なぜこのドキュメントが重要なのかを定義する
  • Purpose (目的):
    • このプロジェクトでの目的を定義する
    • 再掲になるはずなのでSkipでもOK
    • これは定性的なモノにする
  • Goal (目標):
    • 目的を定量化したものが目標 (KPI)
    • 数値として定義する
    • 例えば、3か月以内にxxxクライアント集めるなどと言う感じに
  • Idea (アイディア):
    • 目標を達成するたのアイディアをだす。
  • Plan (計画):
    • アイディアを行う上で、メンバーで話してプロジェクトの推進で可能な限り計画・検討事項を出す。
  • Tasks (タスク):
    • そのPlan(目標計画)を達成する上で必要なAction Planを定義する。
    • 基本的には目標から逆残して行動計画を立てる。
    • 目標計画に対して次の項目でブレイクダウンして、誰がいつまでに具体的に何をするかを決める
      • PIC: Person In Charge (担当者)
        • 担当者を決める
      • EXE: Execution (実行リスト)
        • 実行可能な範囲までブレイクダウンする
      • DUE: Due Date (期日)
        • 期限を決める
      • STATUS: (進捗)
        • TODO, WIP (60%), ICE, DONEなど
  • Work Records (作業時間):
    • 作業した時間についてログを残す
    • 実行時間と作業内容を明確にする
    • 地球は行動の星。
  • Progress (進捗確認):
    • 結局、checkが一番大事
      • それは人が誰かの監視が無いとサボるから。
      • 誰かがmanager/supervisorの監視者になる必要がある。
      • さらにCheckはめんどくさいから。
      • 人間の本質は怠惰。
      • 性悪説というか、生物はエネルギーを節約するように出来ているから当たり前。
      • つまり、徹底したなCheckこそが一番大切
    • 人はテスト”があるから努力するという事。
    • PDCAとして定期的にレギュラーミーティング(定例ミーティング)とかで進捗をチェックする必要が絶対にある。
    • Notionとかで定例ミーティングを管理してやったことを必ず文章としてチェックするべき。
    • 監視体制が無いと人は必ずサボる。
  • Concerns (懸念事項・課題):
    • 課題・問題など
  • Sharing (共有事項)
    • 感想や懸念事項を共有する
    • 些細な事でもOK
  • Feedback (評価):
    • 上長の感想
    • 進捗率についてまとめる
  • Proposal (改善案):
    • チェックは、チェックの内容よりも、チェックが「ある」こと自体が大切。
    • そして、そこから議論して改善するべき。
    • Next ActionsやDecisionとして明確にする
  • Decision (決定事項):
    • 変更したこと、決まったことを残す
  • Next Action (次期行動):
    • 次の行動を明確にする
  • Summary (総括):
    • まとめ

ref

  • https://business.nikkei.com/atcl/opinion/16/122700035/032000008/